Manual de Tutorización de Empresas en el Medio Rural
Bienvenido al Taller de Creación de Empresas. En este Taller partimos de la experiencia acumulada en los dos anteriores, el Taller de Motivación y el Taller de Idea de Negocio. Es por tanto la tercera fase dentro de nuestro Itinerario. Tenemos clara nuestra vocación emprendedora y es definitiva nuestra apuesta por el autoempleo. Además, tenemos una idea que es coherente y debe ser validada, y por tanto, es ahí donde aparece la necesidad de poner en marcha este Taller para dar el siguiente paso adelante, contrastar y validar la idea, para, en su caso, diseñar la hoja de ruta que la lleve a cabo y permita ponerla en marcha. En caso de que ello sea así y definitivamente decidamos seguir adelante porque el estudio detallado de la idea nos demuestra que es viable, esto es, que nuestro negocio va a ser rentable, tendremos que planificar detalladamente los pasos a seguir.
A lo largo de este Taller se darán las pautas principales y generales que se deben tener en cuenta para la realización de un Plan de Negocio o de Empresa, como bien quiera llamársele, que será el principal instrumento que deberemos manejar para poder estudiar nuestra idea detalladamente. No existe un modelo único de Plan de Empresa, pues éste dependerá sobre todo del tipo de idea que queramos poner en marcha, es por ello que trataremos de tocar todas las variables necesarias para, a partir de ahí, filtrar en función del tipo de idea las que realmente afectan a nuestro negocio, pero eso será un paso más adelante dentro de nuestro Itinerario.
Además se ahondará dentro de cada apartado en las distintas variables que lo componen, haciendo un especial hincapié en dos apartados como son marketing o financiación.
Partiremos por tanto de la explicación de qué es un Plan de Empresa, de por qué su necesidad y, a partir de ahí, se desgranarán sus distintos componentes intentando, además, ofrecer información relevante respecto a cada uno de sus apartados, tal y como comentábamos anteriormente.
En cuanto a la metodología de impartición del taller, si mientras para los dos anteriores es factible la utilización de herramientas prácticas o la interacción entre personal técnico y usuarios mediante dinámicas, en éste y dado que es la primera fase y existe una duración limitada, habrá de hacerse de una manera fundamentalmente teórica. El hueco para la práctica que nos deja el taller son las posibles experiencias que pudieran aportar emprendedores/as o los ejemplos que el técnico/a pudiera poner. Más adelante, cuando se aborde la realización específica del Plan de Empresa, se podrán y deberán utilizar supuestos prácticos. En este sentido, la Agrupación de Desarrollo AGREM cuenta con una herramienta online para generar planes de empresa a la que puede accederse a través de la página web de dicha agrupación:
También puedes encontrar el Plan de Empresa en papel en el capítulo Herramientas de esta publicación.
Como herramienta para el asentamiento de los fundamentos teóricos que, en este taller se exponen, se recomienda utilizar juegos simuladores de creación de empresas como el que la Dirección General de Política para la PYME nos ofrece en su página web o el que podemos encontrar en ForjaLinex (Odisea Emprende).
El Plan de Empresa (también denominado Plan de Negocio) es el documento que refleja todos los conocimientos previos a la puesta en marcha por parte de un emprendedor/a, tanto en términos de mercado, negocio como de logística, formas legales o viabilidad económica y capacidad financiera de una idea empresarial. Este documento se convertirá pues, en la tarjeta de visita o carta de presentación del emprendedor/a. ¿Y a quién ha de presentarlo?, ¿a quién puede ir dirigido? Pues a todos aquellos agentes que en el proceso de puesta en marcha de la idea pueda dirigirse el emprendedor/a, ya sea en busca de recursos como de otro tipo de cuestiones. Posibles receptores de dicho plan serán por tanto instituciones públicas, proveedores potenciales, posibles inversores, socios o entidades financieras, etc.
La realización del Plan de Empresa o Negocio por parte del emprendedor/a será muy beneficiosa si lo miramos con perspectiva en el tiempo y con vocación de largo plazo. Por un lado será la base que le hará conocer su situación real sobre la idea de negocio, viendo cuáles son sus puntos débiles y, por tanto, teniendo la posibilidad de corregirlos y, así reforzar su posición global ante la idea a desarrollar y por otro lado, y con vistas de futuro será un documento base sobre el que podrá, una vez materializado el proyecto, valorar la marcha del negocio y detectar posibles desviaciones respecto a las previsiones planificadas inicialmente.
En definitiva, el Plan de Empresa, por tanto, es el documento en el que toda aquella persona que pretenda llevar a cabo una idea empresarial plasmará todos aquellos aspectos que serán relevantes en su realización, desde la idea, el mercado, la organización, o la viabilidad económica.
Se trata de una herramienta idónea para hacer un seguimiento del desarrollo de la actividad empresarial, analizando y comparando previsiones y resultados. Es muy importante mantener siempre en continua revisión y actualización el Plan de Empresa. En pequeños negocios y hasta que dispongamos de otras herramientas más específicas o complejas puede ser nuestro "ordenador de a bordo".
Una vez que sabemos lo que es un plan de empresa, la importancia de éste y lo que nos va a reportar tendremos que empezar a ver algunas cosas básicas para empezar a redactarlo:
Resumiendo, un buen Plan de Empresa nos ayudará a nivel personal:
Si el plan de empresa se ha desarrollado correctamente, tendríamos que ser capaces de responder con exactitud y detalle a las preguntas siguientes:
Si tiene ya claro cuál es su negocio, entonces ¿cuál es?
ERRORES FRECUENTES QUE NO SE DEBEN COMETER
Dice un dicho que el hombre es el único animal que tropieza dos veces con la misma piedra, pues bien los emprendedores/as como seres humanos que son también cometen errores y muchos de ellos son comunes. Seguramente será imposible evitar que cometamos algún error pero nuestra obligación es trabajar para que estos sean los mínimos. Para ello, aprender de los errores que otros han cometido antes será un paso indispensable. A continuación, enumeraremos errores frecuentes que desgraciadamente se cometen y pueden llevar al traste a nuestra idea.
1. A veces nuestros compañeros de viaje (los socios) no son los más idóneos. La manera de solucionarlo es buscando un asesor o tutor que aporte la falta de conocimientos de la que carezcamos.
2. La confianza en nuestra idea va a ser imprescindible para su éxito, pero tenemos que estar siempre con los pies en el suelo y ser objetivos. A este error también se le denomina Peligro de "enamoramiento". Con ello queremos decir que la persona a la que se le ocurrió la idea puede estar "enamorada" de su idea y no ve cuál es su viabilidad real en el mercado, donde no todo el mundo tiene los mismos gustos que ella. El promotor tiende a sobrevalorar el potencial del producto o servicio. Este problema se puede solventar elaborando un Plan de Empresa y sometiéndolo a una valoración externa.
3. El mercado que va a tener nuestro producto o servicio debe ser bien estudiado. Entre los errores relacionados con el desconocimiento del mercado más frecuentes están: vender más barato (el precio puede ser importante o no, no siempre el producto más barato es el más deseado) y, entrar en mercados ya maduros (la dificultad para sobrevivir es muy alta, a no ser que los líderes del mercado tengan esos nichos desatendidos y se cuente con una estrategia de marketing basada en productos individualizados). Es conveniente elaborar un Estudio de Mercado para que el promotor determine el perfil del cliente, sus necesidades, por qué y cuánto van a comprar.
4. No conocer en que se es competitivo; esto es, que nos diferencia del resto, donde vamos a marcar la diferencia. La solución a esto es tener un conocimiento exhaustivo de nuestro producto o servicio y del que ofrece la competencia para tomar las decisiones al respecto que sean pertinentes.
5. Los mercados, como todo en la vida, tienen momentos. Plantear la entrada en el mercado en un momento inadecuado es un grave error. Si no se analiza el mercado, se desconoce su tamaño, el crecimiento, etc., el promotor desconoce cuál es la oportunidad del mismo. Un ejemplo, el mercado inmobiliario los últimos años en España. Tuvo su oportunidad y dejó de tenerla. Hay que ver en que momento del ciclo está.
6. Indefinición del negocio, no saber exactamente qué se va a hacer, para quién y cómo lo hará. Es indispensable conocer el sector de actividad, normas, claves, etc.
7. Es básico calcular bien los recursos necesarios para la puesta en marcha, cuánto valen, cómo se amortizan. Es imprescindible elaborar un certero Plan de Inversiones y Financiación.
8. No tener conocimiento exacto o al menos muy aproximado de los costes en los que incurriremos: gastos fijos, variables, umbral de rentabilidad, determinación correcta de los precios,... La solución… un Plan Económico-Financiero, planteando los diferentes escenarios de riesgos y probabilidades.
9. Saber distinguir el grano de la paja, tan útil en la vida como en los negocios. Además, aquí le servirá para invertir su dinero en lo que realmente es importante y no secundario. Los recursos son limitados y debe aprovecharlos.
10. Acorde a lo anterior y para todos los aspectos de su empresa, redacte una lista con lo que es prioritario o secundario. El criterio para redactar esta lista tiene que ser el incluir aquello realmente necesario para que la empresa funcione correctamente.
11. No está solo en el mercado. Usted compite. Por tanto, tendrá que tener siempre por lo menos un ojo encima de sus competidores, sus clientes. Es importantísimo la opinión que se tenga de su negocio. Hágalo directamente de la misma clientela o por medio de sus empleados, proveedores, etc.
12. Igual que los tiempos cambian, los negocios evolucionan y usted y sus empleados deben hacerlo con ellos. Hay que estar siempre al día y para ello hay algo que le ayudará, una continua formación y reciclaje para usted y sus trabajadores. El mundo cambia constantemente, de manera que es necesario conocer las nuevas técnicas de venta, los nuevos servicios, etc.
13. Las circunstancias son pasajeras y los tiempos cambian. Los gustos y las costumbres también. Usted y por tanto su negocio deben adaptarse a ello y a ser posible adelantarse. No se quede atrás.
14. Depender de unos pocos proveedores: tenga una gran cartera de proveedores de confianza con las condiciones de cada uno de ellos. Si un proveedor le falla le puede llegar a hacer quedar muy mal y eso se soluciona si puede acudirse a otro rápidamente.
15. Mala organización. Los grandes negocios destacan por un buen trabajo de equipo y una buena organización, y en todos los equipos hay roles. Cada persona que forma parte de su empresa tiene que saber cuál es su función, sus responsabilidades y sus derechos.
16. No ser el líder de su empresa. Como buen líder aprenda a comunicarse y a ilusionar con su idea a todo su entorno. Especialmente, aprenda a hacerlo con sus empleados, proveedores y, por descontado, con su clientela y sus socios.
17. No prestar atención al orden: organice las tareas de su empresa de manera lógica y ordenada. Una empresa es como un reloj y cada pieza tiene que hacer su función correctamente. Si falla una es muy probable que falle todo.
18. Tener pocos y grandes clientes: tiene que diversificar su clientela para reducir los riesgos que supone que le falle un cliente importante.
19. No cuidar la imagen. Una imagen vale más que mil palabras y a las personas se nos conquista muchas veces por la primera impresión. Cuide de la imagen de su empresa en todo momento —decoración, uniformes, tarjetas, logotipos, papelería...Sus clientes potenciales todavía no lo conocen y tienen que tener confianza ante su empresa.
20. No tomar las riendas cuando es necesario. Si usted tiene que ser el gerente o el director de la empresa, además del propietario, piense que su función es dar servicio y apoyo a su equipo. No delegue sus principales responsabilidades o caerá en el descrédito frente a sus colaboradores, socios y empleados, además de correr otros riesgos peores.
21. Dejarse llevar. La intuición es importante, sobre todo si es buena, pero tiene que ser siempre confirmada por la realidad, por los datos objetivos. Hay muchas fuentes de conocimiento y la intuición sólo es una.
22. No llevar las cuentas al día. Es imprescindible una contabilidad de su tesorería al día y prever siempre los gastos en los que se incurrirá y los ingresos que se necesitarán.
23. Confiar a ciegas en determinados colaboradores: la confianza tiene que poder renovarse en cada momento. Confiar a ciegas, cuando menos, le conllevará todo el contrario: desconfianza, sentimientos propios de culpa y reproches de sus colaboradores el día que necesite comprobar algo en concreto.
24. Olvidarse de su objetivo final. Su pensamiento principal no tiene que ser cómo fabricar un producto o cómo ofrecer un servicio, sino la satisfacción que espera su cliente. El producto no se vende sólo. Es necesario un buen Plan de Marketing.
Igual que los emprendedores/as cometen errores comunes, también hay claves comunes que nos ayudarán a ir por el buen camino. Estas son algunas de ellas.
CLAVES PARA EL ÉXITO
Isidro March plantea en "Las claves del éxito en nuevas compañías innovadoras según los propios emprendedores", basándose en entrevistas realizadas a 18 emprendedores, los factores de éxito en la creación de empresas, agrupándolos en 5 áreas clave:
Financiación: Tener suficientes recursos para iniciar la actividad y asignarlos sensatamente.
La ausencia de problemas financieros facilita la puesta en marcha y aumenta el nivel de confianza. Algunos emprendedores son de la opinión de que es mejor construir la empresa con recursos propios.
El confeccionar desde el inicio un plan de empresa realista suele resultar beneficioso, lo que permite hacer buen uso del capital invertido, además de mantener cierta cautela.Gestión: Trabajar en equipo y saber delegar. Organizar los recursos humanos en función de la realidad de la empresa, ser flexibles y adaptarse a los cambios.
Los aspectos organizativos son poco valorados por los emprendedores cuando es necesario adaptar la estructura a cada fase de desarrollo y pueden crear problemas a la hora de tomar decisiones. En el caso de las empresas innovadoras, el tiempo juega un papel aún más importante por la carrera de ser los primeros en introducir el producto en el mercado. Estos emprendedores son más partidarios de crear la empresa cuanto antes a pesar de no contar con la preparación más idónea.
Campo de actividad: Concentrar los esfuerzos en el campo de actividad principal y no dispersarse.
Es importante no desviarse del verdadero objetivo de la empresa, y por lo menos, en los primeros años de vida, huir de la diversificación, aunque no por ello hay que concentrarse en uno o pocos clientes.
Los emprendedores consultados dudan de la viabilidad de una estrategia imitativa en mercados exigentes, en cambio son partidarios de buscar oportunidades y anticiparse a la competencia.
Perfil personal: el emprendedor "10" debe, a parte de contar con muchas habilidades, saber cómo motivar al equipo de trabajo.
El estudio recoge los siguientes rasgos del emprendedor innovador: apertura a nuevas ideas y una clara voluntad de aprender, confianza en sí mismo, coraje para luchar, absoluta certeza sobre la validez de la idea, visión a largo plazo, ser consciente de las implicaciones que conlleva ser emprendedor y disfrutar siéndolo.
Objetivos y estrategia de crecimiento: El verdadero emprendedor no actúa guiado por un propósito especulativo, sino que tiene aspiraciones más amplias que las puramente monetarias.
El estudio destaca que los objetivos y estrategias de crecimiento difieren sensiblemente entre los emprendedores.
SATISFACER A SUS CLIENTES?
Cuando comenzamos la realización de un Plan de Empresa, el primer paso a dar es realizar una breve descripción de la idea, que incluya variables como el mercado que trabajaremos, los clientes, la forma jurídica y demás aspectos básicos.
Esta presentación que no debe ocupar más de un folio y que nos servirá como primera toma de contacto con los agentes que interrelacionarán con nuestra idea debe recoger aproximadamente y como orientación los aspectos que se relacionan a continuación.
Nombre de la empresa: bajo que nombre comercial se va a desarrollar la actividad.
Forma jurídica:
Forma jurídica elegida
Fechas previstas de constitución y de inicio de actividades.
Lugar de ubicación del negocio. Zona y tipo de establecimiento.
Cuando y porqué surge la idea de negocio.Objetivos de la empresa y de la actividad:Respecto a los clientes.Respecto a los empleados.Respecto a los beneficios.Respecto a la expansión y crecimiento.Ventajas competitivas respecto a su sector.Recursos:Humanos: estructura básica del personal previsto, número de socios y funciones de los promotores.Técnicos: local, maquinaria e instalaciones, equipos, almacenaje y transporte.Financieros: valoración de la inversión necesaria y forma de financiarla.La misión de esta presentación consiste en demostrar que los emprendedores/as con la formación y/o experiencia aportada, serán capaces de dirigir o trabajar en la empresa. Si se poseen dichos conocimientos, es aconsejable indicarlos detalladamente.
ESTUDIO DE MERCADO
Un estudio de mercado será la herramienta que nos delimitará el entorno en el cual se moverá nuestro negocio. Nos mostrará como se encuentran aquellos actores con los que deberemos compartir espacios.
Las conclusiones que de este estudio se saquen, serán fundamentales a la hora de afrontar nuestra idea, pues nos marcará la existencia o no de un mercado, con las implicaciones que eso podría conllevar, abandonar la idea o bien modificarla. Nos dará, además, las pistas para conocer qué partes del mercado pudiéramos ocupar o establecer el tipo de cliente al que nos queremos dirigir.
Los objetivos que debe conseguir cualquier estudio previo son alcanzar un conocimiento adecuado sobre las tres variables que condicionarán nuestra posición, el mercado, los clientes potenciales y los competidores.
Para definir el mercado, es necesario precisar objetivos atendiendo a variables geográficas, demográficas, socioeconómicas, o específicas relacionadas con el producto, etc. Asimismo, justifica el por qué se ha orientado el producto a este tipo de mercado. Conjuntamente, incluye una reflexión sobre la evolución futura esperada del mercado.
En el apartado de clientes es preciso establecer las características atribuibles a los clientes potenciales. Por ejemplo, edad, si fueran personas, o tamaño si fueran empresas, la lejanía o proximidad y las formas de acceso al mismo.
El análisis de la competencia, proporciona una visión de las fortalezas-debilidades, ventajas-inconvenientes y las claves de éxito-fracaso. De hecho, es la forma de encontrar el modo de diferenciación del competidor, investigar y desarrollar nuevos productos. Así, por ejemplo, si el producto a ofrecer es estándar, hay que ofrecer servicios adicionales como bajo coste o añadirle un atractivo adicional, y si por el contrario es innovador, hay que prever cómo puede actuar la competencia, en cuanto al lanzamiento de este mismo producto, o de otros sustitutivos del nuestro. Es importante estudiar con detalle cuáles son las empresas que aparecen en el mismo mercado y ofertan productos o servicios similares. Algunos aspectos que podría comentarse a este respecto, se refieren los principales competidores existentes, el sistema de producción seguido por la competencia y las estrategias seguidas por los competidores en materia de precios, distribución y comunicación.
Un estudio de mercado puede ser muy diferente, dependiendo del sector que se analiza, el lugar donde se desea invertir, la competencia del mercado, y multitud de distintos factores; pero ante todo tiene que ser objetivo y ayudar a tomar decisiones a la hora de invertir.
El contenido de un estudio de mercado es únicamente válido en un momento dado, de ahí la importancia de un análisis profundo de todos sus resultados en el mismo momento de su elaboración. Una vez obtenidos todos los datos y realizados los análisis, es importante reflexionar sobre los resultados y formar varias conclusiones principales que resuman los resultados de la investigación. Si bien estos resultados son siempre genéricos y, en ningún caso, directamente aplicables a una empresa o caso concreto, sí que servirán de pautas generales de interpretación del estudio.
Necesidades y fuentes de información. Existen dos tipos de fuentes de información: las fuentes primarias, que consisten básicamente en investigación de campo por medio de encuestas, y las fuentes secundarias, que se integran con toda la información existente sobre el tema, ya sea en estadísticas gubernamentales (fuentes secundarias ajenas a la empresa) y estadísticas de la propia empresa (fuentes secundarias provenientes de la empresa). El investigador debe saber con exactitud cuál es la información existente con el fin de poder decidir la base de investigación más adecuada.
PLAN DE MARKETING
Tenemos claro cual es el entorno en que nos vamos a mover, pues hemos definido cual será nuestro hueco en lo que respecta a clientes, competencia y mercado. Es decir, hemos hecho la parte analítica y los resultados nos dicen que es posible competir y que el mercado tiene un nicho para nosotros. Ahora es el momento de trazar las estrategias de venta. Esto es, sabemos donde jugamos pero nos falta saber como jugamos. El plan de marketing va a ser la herramienta que nos ayude a ello.
Pero primero empezaremos comentando que es el marketing a partir de sus dos objetivos principales que son conjugar la satisfacción del cliente con el beneficio empresarial. Veamos algunas definiciones:
Para Philip Kotler "el marketing es un proceso social y administrativo mediante el cual grupos e individuos obtienen lo que necesitan y desean a través de generar, ofrecer e intercambiar productos de valor con sus semejantes.
Para John A. Howard, de la Universidad de Columbia, "el marketing es el proceso de:
Según Al Ries y Jack Trout, "el término marketing significa "guerra". Ambos consultores, consideran que una empresa debe orientarse al competidor; es decir, dedicar mucho más tiempo al análisis de cada "participante" en el mercado, exponiendo una lista de debilidades y fuerzas competitivas, así como un plan de acción para explotarlas y defenderse de ellas.
Para la American Marketing Asociation (A.M.A.), "el marketing es una función de la organización y un conjunto de procesos para crear, comunicar y entregar valor a los clientes, y para manejar las relaciones con estos últimos, de manera que beneficien a toda la organización..."
Desde estas definiciones y objetivos, podríamos definirlo como un sistema total de actividades que incluye un conjunto de procesos, mediante los cuales se identifican las necesidades o deseos de los consumidores o clientes para luego satisfacerlos de la mejor manera posible al promover el intercambio de productos y/o servicios de valor con ellos, a cambio de una utilidad o beneficio para la empresa u organización.
Como comentábamos antes, el marketing, por tanto, nos va a dar la estrategia comercial para nuestro producto o servicio. Veámoslo en función de a qué preguntas deberá responder dicha estrategia:
Tienen que ponerse de manifiesto frente al consumidor para que sea consciente en el momento de la compra; así, deseará el producto o servicio.
Estas son las preguntas generales sobre el Plan de Marketing, ahora nos haremos más preguntas, pero pensando más en nuestra empresa, a nivel interno, intentando responder si tenemos claro cuál es nuestro sitio y cómo vamos a actuar desde nuestro negocio.
PRECIOS
Uno de los puntos fundamentales de un Plan de Marketing y que más dudas lleva a los promotores/as es el saber los precios a los que debe comercializar su producto o servicio. No es cuestión baladí…
El precio que ponga a sus productos o servicios es importantísimo, ya que se deriva de ello la aceptación en el mercado de su nueva empresa, con todo lo que representa.
De cara a fijar los precios partiremos de una premisa básica. No podemos vender por debajo de beneficios, esto es, nuestro objetivo con la empresa es ganar dinero. A partir de aquí lo primero que tendremos que hacer es calcular los costes de nuestro producto o servicio, tanto directos como indirectos, luego sume el margen de beneficio que necesita y finalmente compárelos con los de la competencia. Si tiene margen para competir, aquí se le abren dos nuevas vía, una fijar el precio en función de lo que el consumidor está dispuesto a pagar o si dispone de varios productos o servicios poder compensar unos con otros, siendo siempre los beneficios generales positivos, pero no es lo único que hay que tener en cuenta; los precios también tendrían que estar en equilibrio con el resto del plan de marketing. Pueden también influir otras variables
Igualarse a la competencia o atacarla.Llegar a los objetivos de volumen de ventas y crecimiento de su empresa.Alcanzar un mayor margen de rentabilidad, aunque baje el volumen de ventas.Segmentar el mercado y dirigirse a la parte alta, media o baja de su clientela potencial.Subir los precios para crear una percepción de calidad en el cliente.Usted puede pensar algunas razones más para manipular los precios de acuerdo con sus objetivos generales y sin olvidar los concretos.CONSEJOS PRÁCTICOS
Ofrecer descuentos especiales por razones geográficas para conseguir una distribución de más alcance.Hacer ofertas según la estacionalidad para liquidar inventarios.Elevar los precios para diferenciarse de la competencia y ser más selectivo.Elevar los precios para cubrir los costes del servicio postventa que lo diferenciará de la competencia.Reducir los precios para llegar a la rentabilidad a base de vender más.Reducir precios abaratando los costes de la preparación del producto o servicio.Programar ofertas para los clientes preferenciales.Programar ofertas por volumen de compra o por mezcla de determinados productos o servicios.Ofrecer accesorios gratuitamente para no bajar los precios.Establecer escalas de precios, vía descuentos, según cantidades compradas.Ofrecer gratuitamente el transporte, la visita, el envío, según las cantidades compradas.Ofrecer plazos de pago más amplios.Ofrecer descuentos por pago inmediato.PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD DEL PRODUCTO
Ya sabemos a cuanto vamos a vender nuestro producto, a quien y como pero nos queda algo fundamental por resolver, hacérselo conocer a nuestros clientes. El objetivo es dar a conocer la empresa. Entonces habrá que saber quiénes son, dónde están y qué hábitos tienen sus clientes. Muchas de estas cuestiones ya las resolvimos con el estudio de mercado. Si ya sabe eso, verá qué medio es el más apropiado para hacerles llegar información, qué prensa leen o qué programas de televisión les gustan más, todo eso para insertar anuncios. Quizás no necesite ni la prensa, ni la radio ni la televisión: con un simple buzoneo en las proximidades de su local de negocio quizás sea suficiente. Antes de tomar una decisión, vea las posibilidades que le ofrecen las diferentes formas de comunicarse.La comunicación tiene como objetivo informar y persuadir. Darse a conocer, de una manera atractiva, para que sus clientes potenciales vean en los productos y servicios de su empresa la solución a sus necesidades.
Toda la comunicación gráfica de su empresa tiene que basarse en una imagen corporativa; es decir, principalmente en el logotipo de su empresa o nombre y en el anagrama de su empresa o dibujo que acompaña normalmente el nombre o logotipo.
A partir de aquí, empiece por hacer sus tarjetas, facturas, albaranes, cartas, folletos, catálogos...
Este es el principal y primer paso de la comunicación, que tiene cuatro partes básicas:
La publicidad: forma de comunicación masiva, cuyo objetivo es dar a conocer su empresa, con sus productos y servicios, además de promover las ventas.
Se calcula por el grado de notoriedad; es decir, por la cantidad de clientes que la llegan a conocer y a recordar. Los medios de los cuáles se sirve la publicidad son muy variados: prensa, radio, televisión, correo, buzoneo...
La promoción de ventas: el objetivo principal es promover las ventas de manera temporal, mediante un incentivo; es decir, "este mes, llévese a casa tres por el precio de dos…". Su propósito es que durante un mes se aumenten las ventas ofreciendo más producto por menos dinero. Los medios pueden ser también muy variados, como en la publicidad.
El marketing directo: esta forma de comunicación tiene como objetivo provocar la respuesta del cliente —a veces, de compra; otros, de petición de información...– utilizando la comunicación personalizada y ofreciendo, como en la promoción de ventas, algún incentivo. Los medios utilizados también son muy variados, pero el correo postal, el correo electrónico y el marketing telefónico son los más utilizados. Un ejemplo serían las suscripciones en boletines de información en webs.
Las relaciones públicas: el objetivo es crear una actitud favorable hacia su empresa. El patrocinio es su principal herramienta: por ejemplo, patrocinar el equipo de baloncesto del barrio o pueblo ayudará a crear una corriente de simpatía hacia su negocio. También, entre otros, puede recurrir a otras herramientas, como llevar a cabo acciones tendentes a recuperar a clientes insatisfechos mediante la gestión de un buzón de quejas, por ejemplo. La prensa y los acontecimientos públicos suelen ser los medios más utilizados para estos tipos de actividades, o la publicity, que es un concepto que se basa en la generación de noticias desde la empresa: ruedas de prensa, notas de prensa, etc.
Como puede observar, cualquier medio sirve para darse a conocer. Desde una persona que informa hasta la televisión, la radio, el correo postal, el correo electrónico, el buzoneo... Cualquier medio es bueno si consigue ayudarle a darse a conocer y a crear una imagen atractiva de su empresa. No confunda la comunicación con las ventas.
¿Cómo puede escoger los medios de comunicación? Los pasos que tiene que hacer para escoger los medios de comunicación son los siguientes:
Primero saber a quién quiere que llegue la información: quiénes son, dónde están y qué hábitos tienen sus clientes potenciales. Con eso usted podrá saber si vale la pena hacer un spot de televisión, por ejemplo, para que los clientes potenciales de su nueva peluquería la conozcan y vengan a ella; teniendo en cuenta que usted, probablemente, los conoce porque viven en las proximidades del establecimiento, con un simple buzoneo de un folleto atractivo sería suficiente para llegar a todos ellos —en este caso, por lo tanto, no haría falta la televisión.
Después saber qué quiere decirle a este cliente concreto: no es lo mismo dirigirse a alguien para que lo conozca que para decirle que le compre algo. Tendrían que desarrollarse mensajes y otras creaciones adaptados a lo que quiere decir y a quién quiere dirigirse.En tercer lugar tendría que fijar el presupuesto que quiere o que puede dedicar a la comunicación:
¿Tiene el dinero suficiente? Si casi no dispone de fondos, al menos tendría que hacerse tarjetas de visita y la papelería necesaria para sus facturas, albaranes, etc. No olvide este medio primordial y difunda con estas piezas una buena imagen de su empresa. Otro medio de bajo coste es Internet, su mantenimiento es mínimo y su efecto, según su negocio y su clientela, puede ser muy bueno.
Sea cual sea el presupuesto de comunicación, céntrela en los siguientes aspectos esenciales:
Priorice la calidad de sus productos o servicios.
Dé una atención inmejorable y personalizada a sus clientes.
Ponga buenos precios y descuentos.
Un cliente insatisfecho es lo peor que nos puede pasar
Consiga que los primeros repitan porque, al comienzo y sin publicidad, gran parte de su facturación la obtendrá si fideliza a su clientela.
Invierta en conocer a sus clientes; es el único aspecto que nunca podrán copiarle sus competidores.
¿Cuánto le costará una campaña de lanzamiento de su empresa?
En la actualidad, casi todos los medios de comunicación tienen páginas web en las cuáles informan a sus potenciales clientes de sus precios y tarifas. Antes de poner en marcha su empresa, planifique los medios que utilizará e infórmese de sus precios.
Este proceso, puede hacerlo usted mismo o encargarlo a una empresa de marketing o comunicación; estas últimas son empresas especializadas que lo orientarán con gran profesionalidad.
LA VENTA
Este es uno de los puntos álgidos en las fases de su negocio, simplificando viene a ser como el momento del gol en un deporte. Al igual que aquí, es importante todo lo que viene detrás pero además hay que cuidar determinadas cosas que nos ayudarán mucho. En su negocio, seguramente sea usted el que al principio tiene que conseguir los clientes o puede que tenga la opción de contratar determinados comerciales. En cualquiera de los casos a continuación enunciaremos cuáles son las cosas que tendrá que tener en cuenta a la hora de hacer una venta, además de determinados consejos que le podrán ser útiles.
Un buen vendedor no debería tener problemas para contestar positivamente a las preguntas que se enumeran a continuación:
COMO ABORDAR A UN CLIENTE
Primero consiga toda la información que pueda sobre el cliente al que va a visitar y prepare todo el merchandising que pudiera interesarle.
Después póngase en contacto con él preferiblemente por carta, mandándole el material publicitario que estime conveniente. Utilice el teléfono más a posteriori, es menos agresivo así.
Si ya ha concertado una cita con él no vuelva a llamarle, preséntese cuando haya quedado con él.
Es obvio que la primera impresión es la que cuenta, estudie el entorno del cliente, su oficina o local, y detecte sus gustos personales y una vez allí salúdele cordialmente, entréguele una tarjeta de visita y déle la mano.Ahora es el momento de presentar la empresa, no siendo demasiado extenso y entregarle información detallada de sus productos o servicios.
Es el momento de empezar a ofrecer soluciones, puede comentarle las que le ha dado a otros clientes. Si son sus primeras visitas y no tiene base de clientes, use herramientas que le permitan al cliente entender el producto o servicio que ofrece de la forma más breve y rápida posible. A través de esta exposición de casos, haga que el cliente hable de lo que él necesita concretamente. Escuche y anote. El tiempo aquí tiene que marcarlo el cliente. Con las necesidades que está detectando al escuchar a su cliente, exponga su producto o servicio ofreciéndole soluciones concretas. Haga preguntas para conseguir el "sí" de su cliente. Por ejemplo: "¿Cree que eso que le digo soluciona esta necesidad concreta?", "¿Y eso otro?".
Si hay objeciones intente solucionarlas, al escuchar una objeción, hable de la capacidad de adaptación a esta objeción concreta que tienen sus productos o servicios. Siga consiguiendo más "sí".
Si no consigue los "sí", no continúe adelante y vuelva a empezar buscando otras necesidades que pueda tener y usted ofrecerle. Si el cliente está receptivo y empieza a preguntar por las condiciones de compra esto empieza a estar hecho y es el momento de cerrar la venta.
Primero repase con el cliente las condiciones de la venta e intente conseguir que firme una hoja de pedido. Si no es así, tenemos que conseguir del cliente un compromiso de seguimiento de la oferta que le hagamos que nos permita volver a ponernos en contacto con él para llevar a cabo un seguimiento. Si la venta ha sido posible, haga un seguimiento de la satisfacción de su cliente. Piense que puede repetir y también abrirle las puertas de otros posibles clientes recomendándolo.
No se preocupe por los "no", es experiencia que acumulará para volver a intentarlo con mayores garantías. Siga intentándolo, es cuestión de tiempo.
DIEZ CONSEJOS PARA ATENDER A LOS CLIENTES
El cliente es nuestro objetivo final por lo que tenemos que mimarlo. Si tiene siempre en cuenta las recomendaciones que se dan a continuación su cartera de clientes aumentará considerablemente.
En el capítulo anterior hemos dado claves de cómo tendrá que actuar con su entorno pero aún no hemos puesto en marcha nuestro negocio y es el momento de cuantificar los recursos necesarios para la puesta en marcha. Lo primero que deberíamos hacer es una lista con todos ellos para posteriormente priorizarlos y decidir cuáles y cómo adquiriremos.
EL LOCAL
Si su actividad empresarial va a necesitar de un local esta puede ser una de las mayores inversiones que tenga que acometer en función de su actividad.
La compra o el alquiler van a depender de su situación tanto económica como relativa a su tipo de actividad, pero desde luego es conveniente al comenzar el alquiler. Algunos consejos que pueden venirle bien en función de su empresa los comentamos a continuación.
Si su actividad es de carácter industrial, independientemente que pueda necesitar otras oficinas comerciales, sería recomendable un polígono o semillero de empresas. Infórmese de la oferta existente. El objetivo es encontrar un local con buenas vías de comunicación, concentración de empresas parecidas y proximidad de los proveedores.
Si va a montar un negocio de proximidad (comercios, bares, restaurantes...) tiene que estar cercano al cliente.
Si su actividad es profesional y recibirá clientes, necesitará un despacho. Haga por encontrar un buen sitio y cuide la imagen.
En caso de no recibir visitas de clientes y que pueda usted trabajar donde desee, más barato que en casa y mejor seguramente no encuentre nada.
Si es usted quien tiene que visitar a sus clientes, las nuevas tecnologías pueden ahorrarle mucho dinero trabajando en su casa. Si tiene que salir, un contestador automático en casa podría servirle. En este caso con un ordenador portátil y un teléfono móvil ya tiene su oficina.
Existen otras posibilidades como alquilar oficinas en un centro de negocios donde compartirá con otras empresas gastos y disfrutará de una buena imagen.
LA MAQUINARÍA
Si su negocio depende de máquinas, no dude en hacer la mayor inversión en ellas. Serán la fuente principal de su producto o servicio. Tenga muy en cuenta la vida útil para calcular su inversión siendo tanto nueva como de segunda mano.
OTRAS INVERSIONES INICIALES
PROVEEDORES
Como recurso debemos consignar también a determinados actores cuya importancia es fundamental en el ciclo de vida de los negocios. No van a ser sus socios de proyecto pero casi. Son los proveedores. Digamos que si a usted le va bien a él le va bien. Va a ser una relación muy cercana en la que tendrá que poner mucha atención.
Además, un proveedor que lleve más tiempo que usted en el sector puede serle de mucha utilidad respecto a las preferencias de los clientes, información sobre el mercado, nuevas tecnologías aplicables a su negocio, competencia...
Eso sí, si un proveedor habla de la competencia, tenga cuidado porque lo mismo puede hacer con usted. Sea discreto con lo que le cuentaMantenga buenas relaciones con todos sus posibles proveedores aunque no les compre; podría ser que los necesitara en algún momento. También debe pensar que con seguridad hablarán de su empresa y a usted le interesa que hablen bien.
CONSIDERACIONES SOBRE LOS PROVEEDORES
Tenga claro donde acaba su trabajo y donde empieza el del proveedor. No cargue con trabajo extra que le impida centrarse en su actividad principal.
Fijarse sólo en el precio al que le dejan los productos sus proveedores es un error. Hay cosas quizás más importantes: calidad, gama de productos o servicios, exclusividad, plazos de entrega, descuentos...
La forma de pago a negociar es otra clave importante. Cuanto más tarde mejor, a 90 días, mejor que a 60, y a 60 mejor que a 30. Eso si, cumpla escrupulosamente sus compromisos.
Tenga en cuenta cuanto puede llegar a almacenar y con que frecuencia salen sus productos. Comprar mucho más barato puede no serle rentable si no le da salida.
Sus clientes dependen de sus proveedores, cuanto más amplia sea su cartera más cubiertas tendrá las espaldas en el caso de que alguno le falle. Siempre hay que tener alternativas, aunque sean más caras.
¿CUÁNTAS PERSONAS NECESITA EN LA EMPRESA (SI LAS NECESITA) Y cuáles SON SUS FUNCIONES?
Esta es la primera pregunta que debe responderse. Puede que usted no vaya a contratar a nadie y evidentemente esta pregunta y todo lo que viene a continuación sobre pero si no…Si usted tiene socios, tiene ya un gran potencial en recursos humanos, siempre y cuando vayan a trabajar en el nuevo negocio y cada uno de ellos sepa la tarea que debe realizar. En cualquier caso, cada persona que trabaja en la empresa debe tener asignada una responsabilidad y unas tareas. En este apartado aprenderá que hacer de todo es como no hacer nada. También aprenderá a delimitar las funciones de sus socios y trabajadores en caso de necesitarlos. Para ello lo primero es tener muy claro la cantidad y tipo de trabajo existente. ¿Cuánto y de qué tipo?
ACORDE A ESTE TRABAJO EXISTENTE, ¿QUIÉN LO HARÁ?
Usted tiene que tener muy claras las tareas que deben desempeñarse en su nueva empresa, por lo que tiene que saber también, de forma implícita, cuántas personas necesita a fin de que se lleven a cabo.Primero determine cada puesto de trabajo claramente.Después compruebe si usted y sus socios pueden llevarlos a cabo.Ahora repártalo entre cada uno de sus socios y usted mismo.Si todavía hay trabajo por hacer, tendrá que empezar a pensar en la posibilidad de contratar a más personal.
¿NECESITA CONTRATAR MÁS PERSONAL O SUBCONTRATARLO?
Si sus socios y usted no son suficientes para hacer todo el trabajo, tendrían que pensar en contratar más personal o en subcontratar este trabajo a empresas externas.
¿CONTRATO O SUBCONTRATO?
Una vez cuantificadas las tareas que se tienen que llevar a cabo y repartidas entre sus socios y usted, pueden quedar tareas pendientes de ejecutar. La idea principal se basa en el hecho de que usted y/o sus socios contraten o subcontraten trabajadores o empresas para llevar a cabo todo aquello de lo que no son especialistas o no tienen conocimiento. Divida las tareas de su empresa por departamentos.Por ejemplo:
Gerencia: este departamento tendrá que ocuparlo usted u otro socio preparado para la coordinación y la responsabilidad general de todos los otros departamentos.
Administración: normalmente, ésta es una tarea que se subcontrata en gestorías, asesorías fiscales y empresas similares porque requiere mucho tiempo y conocimientos.Producción: de la realización de artículos o de servicios se encarga personal interno de las empresas o los llamados freelance o autónomos. Si son internos, el control del trabajo será mayor, pero los costes serán fijos. Si son autónomos, el control será más dificultoso, pero los gastos serán variables.
Comercial: si necesita comerciales, menos en campañas muy concretas que se subcontratan, es recomendable tenerlos en plantilla, eso sí, con sueldos no muy altos y comisiones, éstas sí, muy altas sobre las ventas para incentivar su difícil trabajo.
De esta misma manera, analice todos los departamentos y el tipo de trabajo de cada uno de ellos para ver qué tipo de trabajadores le interesa más.
¿SI YA HA DECIDIDO CONTRATAR, QUÉ DEBE TENER EN CUENTA?Las prioridades que deberemos tener en cuenta a la hora de contratar las podemos establecer en unas pautas como las que ahora enumeramos.
Primero habría que hacer una lista de necesidades de personal para todas las funciones.
Después habría que definir los perfiles profesionales para cada función, delimitando las tareas y responsabilidades.Con esto, ahora es el momento de saber el tipo de contratación que hará, y las retribuciones tanto fijas como variables de cada uno de los puestos. Sea muy acertado con ello y mídalo bien en función de responsabilidad y tareas.
Con todo esto decida si la selección la va a llevar a cabo usted mismo o si lo va a dejar en manos de una empresa. Si va a ser así, contacte con ella e infórmese bien de sus condiciones.
EMPRESAS ESPECIALIZADAS EN LA CAPTACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Dada la importancia de la contratación de sus trabajadores equivocarse va a ser algo que no nos podamos permitir, pero posiblemente tampoco podamos permitirnos dedicarle todo el tiempo del mundo. Si, además, no disponemos de los conocimientos necesarios para realizar una adecuada selección, lo más conveniente es dejarlo en manos de alguien profesional y evitar un error que puede costarnos mucho dinero. Aquí es donde aparecen dos tipos de empresas, consultoras especializadas en recursos humanos y las Empresas de trabajo temporal.
Consultoras expertas en recursos humanos. Estas empresas cuentan con los profesionales adecuados para seleccionar el perfil de trabajador/a que usted demanda. Suelen tener bolsas con dichos perfiles ya preestablecidas. Eso si, precise usted con el perfil que les entrega, es clave.
Las empresas de trabajo temporal tienen contratados trabajadores que ceden durante el tiempo que usted los necesita, es decir, subcontrata un servicio con todo lo que conlleva. Ellos lo seleccionan, ellos lo forman y ellos lo sustituyen en caso de que sea necesario.
Es un buen recurso para determinadas tareas: comerciales, mensajería, administración...
LA IMPORTANCIA DE LA FORMACIÓN CONTINUA EN LOS RECURSOS HUMANOS
La formación continua de usted y sus trabajadores será el principal garante de seguir manteniendo su capacidad competitiva.
Igual que los tiempos cambian, los negocios evolucionan y usted y sus empleados deben hacerlo con ellos. Hay que estar siempre al día y para ello hay algo que no puede dejar a un lado, el reciclaje para usted y sus trabajadores. El mundo cambia constantemente, de manera que es necesario conocer las nuevas técnicas de venta, las nuevas formas de gestión, los nuevos servicios, etc. No lo considere un coste, considérelo una inversión.
ALGUNAS CARACTERÍSTICAS DE LOS PRINCIPALES TIPOS DE CONTRATOS
Actualmente, los contratos más importantes son los siguientes:
Entre las decisiones que deberá tomar el emprendedor/a a la hora de poner en marcha su negocio se encuentra la forma jurídica en que éste se constituirá. Aunque a veces no se preste demasiada atención no debe se tomada como una decisión baladí. Hay que conocer bien las características de nuestro negocio y los socios si los tenemos, para elegir adecuadamente la forma jurídica que más nos convenga. Las variables para la elección son varias, según veremos a continuación.La primera elección será si vamos a constituir nuestra empresa como persona física o jurídica y a partir de ahí aspectos fiscales, legales y funcionales condicionarán nuestra decisión. Es muy importante no precipitarse de cara a elegir la forma más adecuada y así evitar problemas en un futuro.
ELEMENTOS A CONSIDERAR
La primera elección será la de otorgarle o no personalidad jurídica. Factores que influyen se detallan a continuación:
Capital Social mínimo en algunas formas jurídicas.
Por ejemplo, para sociedades anónimas el capital mínimo exigido es de 60.101,21€, mientras que para sociedades limitadas, será de 3.005,06€. Este hecho puede determinar la forma jurídica, en la medida en que sean proyectos que no necesitan elevadas cantidades de financiación.
Número de promotores/as.
Si el proyecto a desarrollar se llevará a cabo con varias personas, lo aconsejable será crear una sociedad (también se pueden crear sociedades anónimas y de responsabilidad limitada unipersonales). Además, si los promotores/as van a ser trabajadores, se deberían de considerar fórmulas laborales o cooperativas.
Responsabilidad de los promotores/as
Se trata de uno de los factores más importantes: la creación de una sociedad mercantil permite, en general, limitar la responsabilidad de los ‘socios’ sin comprometer su patrimonio personal. En cambio, en las empresas individuales, sociedades civiles, comunidades de bienes y sociedades colectivas, la responsabilidad es del promotor/a.
Necesidad de inversión y posibilidades de financiación.
Si la dimensión económica de una inversión es elevada, será necesaria la participación de varias personas o entidades para acometerla y se optará por una sociedad. Hay que tener en cuenta, por otra parte, que las entidades financieras no suelen conceder créditos a empresas que no dispongan de avales o la garantía de tener un capital social elevado.
Actividad a ejercer.
Hay algunas actividades que tienen que ejercerse a través de formas jurídicas concretas.Perspectivas de expansión del negocio.
Sería interesante pensar si el futuro la empresa estará abierto a la participación de nuevos socios.Aspectos fiscales.
Las Personas Jurídicas (sociedades) tributan a través del Impuesto sobre Sociedades (de un 25 a un 30% de los beneficios), con un tipo fijo y en función de los resultados obtenidos. En cambio, las Personas Físicas lo hacen a través del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), por los rendimientos empresariales y/o profesionales. Se trata de un impuesto progresivo. Por otra parte, también hay que tener en cuenta las ventajas fiscales de adoptar ciertas formas societarias, como es el caso de las cooperativas o de las sociedades laborales.
Socios/as que van a trabajar en la empresa y régimen de cotización a la Seguridad Social.Si los socios van a trabajar en la empresa, sería interesante optar por sociedades de tipo cooperativo o laboral (los socios de cooperativas, pueden elegir entre causar alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos o en el Régimen General de la Seguridad Social; para sociedades labores, también podrán optar por cualquiera de los dos, según la Comunidad Autónoma y según los casos de sociedad; en el resto de las sociedades, los socios deberán acogerse al RETA).
Número de trabajadores/as.
El incremento del riesgo que conlleva la contratación de personal, puede hacer necesaria la creación de una sociedad que limite la responsabilidad de sus socios a la aportación societaria.
Ayudas financieras y subvenciones públicas.
Algunas formas jurídicas tienen privilegios en materia de ayudas, como es el caso de sociedades cooperativas o laborales.
Simplicidad en los trámites para la constitución.
Hay sociedades que tienen muchos más trámites que otras a la hora de proceder a su creación. Sin embargo, el número de trámites o el coste no debería de ser decisivo a la hora de tomar una decisión, pues a efectos de responsabilidad de los/as promotores/as y a efectos fiscales, puede llevarnos a error.
Libertad de acción del emprendedor/a.
Será mayor para el empresario individual, al no tener que contar con las decisiones de otras personas, aunque son evidentes las sinergias que se producen cuando en un proyecto concurren varias personas.
PRINCIPALES FORMAS JURÍDICAS
Personas Físicas:
- Empresario individual
- Comunidad de bienes
- Sociedad civil
B. Personas Jurídicas:
b.1. Sociedades Mercantiles:
- Sociedad colectiva
- Sociedad de responsabilidad limitada
- Sociedad limitada nueva empresa
- Sociedad anónima
- Sociedad comanditaria simple
- Sociedad comanditaria por acciones
b.2. Sociedades Mercantiles Especiales:
- Sociedad laboral
- Sociedad cooperativa
- Sociedad de garantía recíproca
- Entidades capital riesgo
- Agrupación de interés económico
FISCALIDAD
Si bien este apartado, no habrá de llevarse a cabo mientras se pone en marcha la empresa, hemos considerado que es importante el conocimiento de unas normas básicas sobre todo en lo relativo a personas físicas, es decir autónomos para que se conozcan las obligaciones que luego tendrán durante el funcionamiento normal de la empresa. Si la forma jurídica elegida es una sociedad se irá por Impuesto de Sociedades (25 a 30% del beneficio empresarial), es más complejo y aquí se recomienda o contratar los servicios de una asesoría o leer detalladamente el Manual sobre el Impuesto de Sociedades.
Modalidad de tributación
En IRPF y de cara a los autónomos hay tres modalidades de tributación diferentes:
• Estimación Directa Normal
• Estimación Directa Simplificada
• Estimación Objetiva
Si el elegido es la Estimación directa simplificada, se deben llevar Libros Fiscales, sin ser necesaria la llevanza de los de Comercio (cuya obligatoriedad quedaría cubierta por la de aquellos). Estos Libros fiscales son:
1. Ventas e Ingresos.
2. Compras y Gastos.
3. Registro de Bienes de Inversión.
Si se está acogido al régimen de Estimación Objetiva (conocido como Módulos), no es obligación llevar libro alguno, aunque hay que mantener los justificantes de pagos. En este caso, al principio, en Hacienda usted sabrá porqué módulos va y por tanto la cantidad que pagará cada trimestre, se lo calcularán en función de su actividad y las dimensiones de ésta. En el caso de que se aplique deducción por amortizaciones, hay que llevar un libro de Registro de Bienes de Inversión.
Si tributa por Estimación Directa Normal y se va a dedicar a una actividad industrial, comercial o de servicios, deberá llevar los libros oficiales del Código de Comercio (art.25 del Código de Comercio), que deberá legalizar en el Registro Mercantil. Estos libros son:
1. Libro Diario.
2. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
La Estimación Directa Simplificada es el otro de los regímenes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) por el cual tributan los rendimientos obtenidos por las personas físicas, a través de las actividades empresariales.La modalidad de Estimación Directa Simplificada se aplicará a:
• Las actividades empresariales que no vayan por Estimación Objetiva.
• Las actividades empresariales y profesionales que no tengan un volumen anual de operaciones superior a 600.000 euros. Y no se haya renunciado a su aplicación.
En este régimen deben realizarse cuatro pagos fraccionados en los plazos del 1 al 20 de:
• Abril• Julio• Octubre• 1 al 30 de enero del año siguiente. (Liquidación final o anual).
ESQUEMA DE LIQUIDACIÓN
La liquidación va a ser aproximadamente el 20% del rendimiento neto, esto es, el importe de la liquidación menos pagos fraccionados anteriores y retenciones de IRPF. Más o menos y resumiendo, usted tendrá que pagar como concepto de retenciones de IRPF el 20% de sus ingresos y en la liquidación final ya echará cuentas definitivas entre lo que ha ingresado todo el año y lo que le habría tocado pagar.
TRÁMITES Y PUESTA EN MARCHA
Siempre ha sido éste un punto en el cuál los emprendedores/as se han quejado mucho por la ardua y mucha veces larga labor de realizar todos los trámites de apertura. En estos momentos se ha avanzado bastante en ello, si bien siguen quedando formalismos que pudieran ser mejorados. Existen formas jurídicas como la Sociedad Limitada Nueva Empresa que son instantáneas y otras como las Cooperativas que llevan más trámites.En la actualidad, en la Ventanilla Única puede legalizar sus actividades empresariales en el mismo momento, cubriendo todos los requisitos que exigen todas las entidades oficiales para legalizar una empresa.
La Ventanilla Única le da todos los servicios necesarios para legalizar totalmente su empresa, además de proveerle de orientación empresarial sobre las formas jurídicas, fiscalidad y Seguridad Social u orientación administrativa en trámites, autorizaciones según actividades, certificados, ayudas y subvenciones.
Si usted no quiere realizar estos trámites, puede subcontratarlos a una asesoría, si dispone de dinero y utiliza ese tiempo para otras cuestiones relacionadas con su empresa puede no ser una mala opción.
Tramites básicos:
Trámites en el Ayuntamiento (Son, dependiendo del Ayuntamiento, los que más tiempo pudieran llevar…licencia de apertura sobre todo).
Una vez que tenemos clara la idea de negocio que vamos a poner en marcha, y que además vemos es factible y tiene hueco en el mercado, llega uno de los principales problemas que se encuentran los emprendedores/as: ¿de dónde sacar el dinero? La puesta en marcha del proyecto empresarial va a exigir la realización de una serie de inversiones que los promotores/as deberán cuantificar certeramente en su Plan de Inversión-Financiación para, posteriormente, estudiar si son factibles acometerlas.
Es necesario hacer los cálculos precisos para poner en marcha cualquier tipo de negocio. Muchos utilizan la llamada "cuenta de la vieja". Es un negocio, algo profesional. Sea riguroso. Las razones son muchas y lo más adelante lo agradecerá.
INVERSIONES
A continuación exponemos posibles inversiones que tendrá que acometer. Tenga todo en cuenta.Gastos de constitución y puesta en marcha de la empresa: permisos, licencia de actividades, alta fiscal, laboral, formalización de la sociedad mercantil, formalización de préstamos…Locales. Si es alquilado recuerde que tendrá que afrontar una fianza y en determinados casos un aval. El alquiler mensual se considera gasto corriente.Reformas y reparaciones del local: obras, cerramientos, decoración, instalaciones eléctricas, fontanería, aire acondicionado...Maquinaria.Equipos informáticos y de comunicaciones: ordenadores, impresoras, fax...Mobiliario.Herramientas y utillaje.Elementos de transporte.Existencias iniciales (stock).Fondo de maniobra o tesorería inicial. Al principio tendrá más pagos que ingresos. Seguro.Otros. Dependen del tipo de negocio.
Para cuantificarlo, lo más correcto es pedir presupuestos o facturas pro forma. Así, no nos llevaremos sorpresas desagradables.
Después del estudio específico vamos a ver de donde se puede sacar dinero. Distingamos primero entre lo más cercano y lo más lejano.
FUENTES DE FINANCIACIÓN PROPIAS,
son aquellos recursos procedentes del promotor/a o socios de la empresa o los que, ya con la empresa en funcionamiento, ésta misma genere como beneficios. Las aportaciones de los socios y de usted mismo son lo más recomendable para la financiación inicial. Si no es así, y aunque necesite dinero, no es conveniente que la deuda supere el 70% del total de la inversión. Endeudarse mucho puede ahogar el funcionamiento de su negocio. Si la empresa va bien lo recomendable en los primeros años es seguir reinvirtiendo.
Si entre sus socios y usted no son capaces, el siguiente círculo de confianza, son sus familiares y amigos. Su apoyo no le va a condicionar tanto como un banco y no será tan riguroso en el cobro. Eso sí, devuélvalo siempre; si no lo hace podría quedarse sin empresa, sin amigos, casi sin familiares y sin posibilidad de volver a empezar.
Otra opción es un socio capitalista, pero con la idea de que cuando haya recogido sus beneficios le venda sus participaciones o acciones y usted pueda recuperar el control total de su empresa.
FUENTES DE FINANCIACIÓN AJENAS,
aquí se incluyen los recursos generados durante la propia actividad de la empresa, pero que no son beneficios como fondos de proveedores o acreedores o tesorería, etc y los recursos negociados (deudas con entidades de crédito, préstamos, créditos, etc.)
Evidentemente, cuantos más recursos propios haya frente a los ajenos mejor. Pero si tenemos que acudir a estos, que será lo más lógico, a continuación se enumeran los más usuales.
INSTRUMENTOS FINANCIEROS
1. Préstamos y créditosEl contrato de préstamo es aquel por el que la entidad financiera entrega al cliente una cantidad de dinero, obligándose este último a devolver esa cantidad, más los intereses devengados en un plazo establecido.
Por ser préstamos a largo plazo son idóneos para financiar la compra de inmovilizado; es decir, las inversiones: maquinaria, locales, medios de transporte...
Como instrumento de financiación, el crédito personal o empresarial a la inversión, se suele utilizar de forma inmediata para los fines solicitados, por lo que se opta por el préstamo. Si lo que se necesita es la financiación de circulante o procesos largos de inversión, normalmente se solicitan créditos.
Las pólizas de crédito ponen a su disposición una cantidad dinero para libre utilización. Hay intereses por la parte de la póliza dispuesta y comisiones por el hecho de tenerla. Suele pactarse a un año y, al cabo de éste, se negocia su renovación o cancelación.
Las pólizas se utilizan sobre todo para financiar los desfases de tesorería.
2. Descuento. Es bueno para tener liquidez.
Abonar en dinero el importe de un título (generalmente, una letra de cambio) de crédito no vencido, tras descontar los intereses por el tiempo que media entre el anticipo y el vencimiento del crédito.
Hay diferentes tipos de descuento:
- Descuento comercial: Descuento que efectúan las entidades de crédito de efectos comerciales, letras, pagarés u otros efectos, con el fin de movilizar el precio de las operaciones de compra-venta de bienes y servicios. El principal documento descontable es la letra de cambio, aunque también se pueden descontar recibos, cheques, talones, pagarés, contratos, etc
- Descuento al tirón: Este tipo es calculado por toda la duración del plazo, descontando el interés por anticipado. El tipo de interés efectivo será mayor cuanto mayor sea el plazo del efecto.- Descuento financiero: Es un préstamo formalizado mediante aceptación o emisión por el prestatario de letras o pagarés sin otro antecedente causal.
- Descuento de certificaciones: Se realiza especialmente en el caso de contratos de obras y suministros públicos. Se autoriza el pago mediante la presentación de certificados (por partes, por la totalidad o por suministros).
3. Capital riesgo
Inversión a largo plazo de forma minoritaria y temporal en pequeñas y medianas empresas con grandes perspectivas de rentabilidad y/o crecimiento. Esta actividad es realizada por compañías especializadas en inversión de capital, que aportan un valor añadido puramente financiero.
Básicamente, existen dos tipos de entidades:
- Sociedades de capital riesgo: dedicada fundamentalmente a invertir sus recursos en la financiación temporal y minoritaria de PYMES innovadoras, aportando un valor añadido en forma de apoyo gerencial. No suele tener una duración limitada y puede incrementar sus recursos mediante ampliaciones de capital.
- Sociedad gestora de fondos de capital riesgo: grupo de especialistas, de reconocida experiencia y prestigio en inversiones de capital riesgo, dedicados a promover la constitución y desarrollar la gestión de fondos de capital riesgo de forma temporal a cambio de una cantidad fija más una participación en las plusvalías realizada en la desinversión.
- La inversión se puede realizar en alguna de las siguientes fases de la empresa receptora:
SemillaArranqueExpansiónConstituciónCompra apalancadaReorientación4. Préstamo participativo
Son aquellos en los que la entidad prestamista recibe un interés variable que se determinará en función de la evolución de la actividad de la empresa. Además, se podrá acordar un interés fijo independientemente de la evolución de la sociedad. La empresa sólo podrá amortizar anticipadamente el préstamo si dicha amortización se compensa con una ampliación de igual cuantía de sus fondos propios.
La ventaja para la empresa es que se evita la participación de terceros en la gestión.
5. Garantías-reafianzamiento
Instrumento de financiación empresarial que facilita el acceso de la PYME al crédito, mediante la prestación de garantías por aval y el reafianzamiento.
Las Sociedades de Garantía Recíproca son sociedades mercantiles cuyo objeto principal es el otorgamiento de garantías personales por aval o por cualquier otro medio a favor de sus socios, para las operaciones que estos realicen en las empresas en las que son titulares.
6. Pagarés de empresas o financieros
El pagaré de empresa o financieros, es un documento privado por el que una persona se obliga a pagar a otra cierta cantidad de dinero en una fecha determinada en el propio documento.
7. Hipoteca y prenda
La Hipoteca es un contrato por el que un deudor afecta, especialmente bienes inmuebles o derechos reales sobre éstos, en garantía del cumplimiento de una obligación principal, de forma que, vencida esta y no satisfecha, puede hacerse efectiva sobre el precio de venta de aquel bien, con preferencia a los derechos de cualquier otro acreedor.
La Prenda es un contrato por el que un deudor o un tercero afectan especialmente una cosa mueble, al pago de una deuda, con las mismas consecuencias que la hipoteca en el caso de vencida y no satisfecha.
8. Factoring
Operación consistente en la cesión de la cartera de cobro a clientes (facturas, recibos, letras, etc.) de un titular a una empresa especializada en este tipo de transacciones, convirtiendo las ventas a corto plazo en ventas al contado, asumiendo el riesgo de insolvencia del titular y encargándose de la contabilidad y cobro.
9. Renting
Contrato mercantil bilateral por el que una de las partes, la sociedad de renting, se obliga a ceder a otra, el uso de un bien por un tiempo determinado, a cambio del pago de una renta periódica.
El pago de la renta incluye el derecho de uso del equipo, el mantenimiento y un seguro.
10. Leasing
Contrato de alquiler de un bien mueble o inmueble con la particularidad de que se puede optar por su compra. Se trata de una fórmula de financiación a l/p para la PYME. Una vez vencido el plazo de arrendamiento establecido, se puede elegir entre tres opciones: adquirir el bien, pagando la última cuota de valor residual establecido; renovar el contrato de arrendamiento o no ejercer la opción de compra, entregando el bien al propietario.
Los tipos de Leasing que hay:
- Financiero: la sociedad de leasing se compromete a entregar el bien, pero no al mantenimiento ni a su reparación. Por su parte el cliente está obligado a pagar el importe del alquiler durante la vida del contrato, sin poder rescindirlo unilateralmente. Al final de la duración del contrato, el cliente podrá o no ejercitar la opción de compra.
- Operativo: arrendamiento de un bien durante un período. Puede ser revocable por el arrendatario, previo aviso. Su función esencial es facilitar el uso del bien a base de proporcionar mantenimiento y de reponerlo a medida que surjan modelos tecnológicamente más avanzados.
- Léase-Back: el bien a arrendar es propiedad del arrendatario, que se lo vende al arrendador, con el fin de que éste, de nuevo, se lo ceda en arrendamiento.
CONSEJOS ANTES DE IR A UN BANCO
Vaya siempre con su Plan de Empresa bien presentado debajo del brazo.Esto es un mercado como otro. Compare entre bancos o cajas.Existen créditos preferenciales por circunstancias como pertenecer a determinadas asociaciones o determinados negocios.Los préstamos a largo plazo son para financiar la compra de bienes que tienen una permanencia en la empresa, como inmuebles, maquinaria, etc. Para financiar los gastos corrientes (alquiler, personal, stock...) es mejor optar por los créditos a corto plazo o la póliza de crédito.
Siempre hay que negociar con un banco. No coja lo primero que le ofrezcan. Negocie. El "no" ya lo tiene.Tenga en cuenta que va a necesitar alguien que le avale para responder de sus deudas. Lo idóneo es que sea usted pero si no, sepa quien va a hacerlo.
FUENTES DE FINANCIACIÓN
Además del amplio abanico de posibilidades que proporciona el sistema crediticio español
http://www.buscabancos.com/lista.htm
contamos con otro tipo de entidades financieras, para la puesta en marcha de una actividad empresarial:
1. AXIS, Participaciones Empresariales, SGECR, SAUSociedad gestora de Fondos de Capital Riesgo, que participa, con carácter temporal, en el capital de PYMES que muestre un fuerte potencial de crecimiento.
El capital social de AXIS está suscrito en un 100% por el Instituto de Crédito Oficial (ICO).
2. ICO. Instituto de Crédito OficialEntidad pública empresarial, adscrita al Ministerio de Economía y Hacienda. Tiene naturaleza jurídica de entidad de crédito. Su objetivo es sostener y promover aquellas actividades económicas que contribuyan al crecimiento y a la mejora de la distribución de la riqueza nacional.
http://www.ico.es/web/pages/principal
3. ASCRI. Asociación Española de Entidades de Capital-RiesgoEl objetivo de esta Asociación es estimular la promoción, la búsqueda y el análisis de información del sector Capital-Riesgo en España y facilita el contacto con organismos oficiales, inversores, intermediarios, escuelas de negocios y otras instituciones relevantes.
http://www.ascri.org/ascri/ascriweb.nsf
En Extremadura:
Sociedad de Fomento Industrial de Extremadura. SOFIEXEs una empresa de Capital Riesgo que ayuda y complementa los proyectos empresariales viables que se desarrollan en Extremadura actuando como apoyo financiero y socio local para inversores de todos los sectores.
C/Abad. José Fernández López, 406800-Mérida (Badajoz)Teléfono: 924 319 159/ 924 319 179
4. Entidades Capital-Riesgo
Sociedades anónimas dedicadas fundamentalmente a facilitar financiación temporal a empresas no financieras y que no cotizan en bolsa, que presenten dificultades para acceder a otras fuentes de financiación y a la administración y gestión de fondos de capital-riesgo y activos de sociedades de capital-riesgo.Relación de sociedades de capital-riesgo en España:
haga click en este enlace para ir a la dirección
En Extremadura:
Corporación Empresarial de Extremadura. CEX
Es una sociedad cuya operativa es similar a las de capital riego. Fue creada en el año 1.992 por empresas e instituciones líderes en sectores industriales, comerciales y financieros a nivel nacional y regional, contando además con una participación del gobierno regional, para promover el establecimiento de empresas en la Región mediante la participación minoritaria y de forma temporal en el capital de las mismas.
CEXPaseo Condes de Barcelona, 1506010-BadajozTeléfono: 924 013 727
5. ENISA. Empresa Nacional de Innovación. SA
Empresa de capital público, adscrita al Ministerio de Industria, Turismo y Comercio,a través de la Dirección General de Política de la PYME, cuya actividad se centra en la búsqueda y utilización de nuevos instrumentos financieros de apoyo a lasPYMES.
6. Sociedades de Garantía Recíproca
Sociedad mercantil cuyo objeto social es el otorgamiento de garantías personales por aval o por cualquier otro medio admitido (distinto del seguro de caución), a favor de sus socios para las operaciones que éstos realicen en el tráfico habitual de la empresa de las que sean titulares.
En Extremadura:
EXTRAVAL es una entidad financiera sin ánimo de lucro y ámbito de actuación geográfico en la Comunidad Autónoma de Extremadura, constituida por pequeños y medianos empresarios (PYME) para facilitarles el acceso al crédito y servicios conexos, así como la mejora integral de las condiciones financieras de sus empresas. El capital de EXTRAVAL está integrado por las aportaciones de los socios y cuenta con el apoyo de organismos e instituciones públicas (Junta de Extremadura), Cajas de Ahorros y organizaciones empresariales (Sociedad deFomento Industrial de Extremadura, S.A., Corporación Empresarial de Extremadura, S.A.).
EXTRAVAL, SGR. Avda. de Santa Marina, 25-A 06005-Badajoz. Teléfono: 924 2604 50 / 924 26 06 45
7. CERSA. Compañía Española de Reafianzamiento, SA
Su actividad principal se basa en el reafianzamiento o cobertura parcial del riesgo asumido por las Sociedades de Garantía Recíproca con las pequeñas y medianas empresas que precisan de garantías adicionales para resolver sus problemas financieros, dándole prioridad a la financiación de inversiones y proyectos innovadores, así como a microempresas y las de nueva creación.
8. CDTI. Centro para el Desarrollo Tecnológico IndustrialEntidad pública empresarial, cuyo objetivo es la promoción y el desarrollo tecnológico de las empresas españolas.
9. Otras fórmulas: microcréditos y banca ética. Microcréditos socialesSon operaciones de préstamos de pequeñas cuantías dirigidos a financiar proyectos empresariales promovidos por personas con dificultades para acceder al sistema crediticio tradicional, con el fin de potenciar la creación de microempresas, el autoempleo e incentivar la actividad emprendedora.Estos préstamos no requieren aval ninguna otra garantía y se conceden bajo la tutela de diversas entidades sociales.
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Microcréditos ICOEsta línea es un instrumento financiero dirigido a microempresas, personas físicas o actividades económicas que encuentren dificultades de acceso a canales habituales de financiación, con el fin de promover la creación de empresas, favorecer la aparición de emprendedores e impulsar un desarrollo económico y social equilibrado, buscando las condiciones que permitan la eliminación de la exclusión social.
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Para autónomos, existe también una línea específica de ayudas
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Microcréditos para mujeres emprendedoras y empresariasSu objetivo es apoyar a las mujeres emprendedoras y empresarias en sus proyectos empresariales, facilitándoles el acceso a una financiación en condiciones ventajosas y sin necesidad de avales.
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Para autónomas, también existe una línea de ayudas específica:
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Banca ética
El término Banca Ética hace referencia aquella entidad financiera cuyos objetivos prioritarios son, por un lado, financiar actividades que tengan un impacto social beneficioso y positivo y por otro, obtener beneficios económicos.Se caracteriza, además, por la transparencia, ya que el inversor puede disponer en todo momento y con toda claridad de información sobre los criterios para otorgar créditos, la meta de las operaciones de la banca y la confianza en las personas que solicitan préstamos con el que hacer frente a sus proyectos.En cuanto a los beneficiarios, se les requiere que sea un proyecto con rentabilidad social y que sea viable desde un punto de vista financiero.
RELACIÓN DE SUBVENCIONES Y AYUDAS PÚBLICAS A LA IDEA O NEGOCIO
Junta de Extremadura
Dirección General de Promoción Empresarial e Industrial
Dirección General de Comercio
Dirección General de Turismo
Dirección General de Formación para el Empleo
Dirección General de Trabajo
Servicio Extremeño Público de Empleo
Gabinete de Iniciativa Joven
Microcréditos para la Inserción Laboral
Sociedad de Fomento Industrial de Extremadura (SOFIEX)
Sociedad de Desarrollo Industrial de Extremadura (SODIEX)
Corporación Empresarial de Extremadura (CEX)
Una vez que sabemos cuanto nos va a costar poner en marcha nuestra empresa, que hemos visto que es factible y que tenemos la financiación necesario para ello, llega el momento de empezar a hacer hipótesis, es más, llega el momento de intentar prever que tal va a funcionar nuestra empresa y si va a ser rentable, y si no somos capaces de llegar a tanto al menos veremos a partir de cuanto va a ser rentable o cuanto tenemos que vender para no perder dinero.Todo esto podremos saberlo a partir de la realización de un Plan Económico-Financiero herramienta que nos permite conocer cómo se van a obtener los resultados de la empresa, o lo que es lo mismo, cuántos ingresos vamos a tener con nuestras ventas y qué pagos tendremos que realizar. Para empezar, los gastos, que siempre es más sencillo conocerlos, después calcularemos los posibles ingresos.
Es recomendable ponerse en el peor de los casos y hacerlo por un mínimo de tres años.
En cuanto a la estructura del Plan Económico-Financiero, aquí vamos a introducir 3 herramientas de las cuales 2 al menos son imprescindibles. Estas son:
• Cuenta de Resultados Provisional
• Previsión de Tesorería
• Balance Provisional
Imprescindibles son por tanto las dos primeras, pues con la primera de ellas, la cuenta de resultados nos rendirá cuentas sobre la rentabilidad o no de nuestra empresa. La segunda es muy importante en el comienzo de cualquier negocio, pues nos cifrará las necesidades monetarias exactas que vamos a tener que afrontar. La tercera es importante por la información acerca de nuestro negocio que nos va a dar, sobre todo si existen altas inversiones, ahí se hace fundamental.
CUENTA DE RESULTADOS PREVISIONAL
La cuenta de resultados previsional la componen la relación de los gastos e ingresos previstos para un periodo de tiempo determinado. Esta permitirá conocer si nuestro negocio va a tener más ingresos que gastos y si por tanto va a ser rentable.
De cara a su realización, a continuación exponemos los pasos que se deben dar.
En primer lugar, se debe elaborar una relación exhaustiva de los GASTOS FIJOS del negocio, que son independientes del volumen de actividad (alquiler, parte fija de suministros, cuotas de la seguridad social, sueldos).
Lo siguiente es determinar los GASTOS VARIABLES, que van muy ligados a la actividad (Ejemplo: productos o servicios a dar y que variarán en función de su volumen)
Es muy aconsejable para empresas que se ponen en marcha tener una estructura de costes más basada en costes variables que fijo.
Puntualizaciones recomendables aquí es no olvidar ninguno de los gastos de explotación para lo cual tener una lista con todos ellos para anotar los que nuestra empresa tendrá es recomendable.
No olvidar los gastos que por amortización de los activos de la empresa se da, esto es, los bienes que tengan más de un año de vida o duración en la empresa se van desgastando y ese desgaste hay que anotarlo como un gasto.
Aunque hay varias formas la más sencilla es dividir el coste del bien entre los años de vida y anotar como gasto el resultado. Esto se llama amortización lineal.Además no debemos olvidar los costes financieros que tengamos (intereses de préstamos, etc…)
Cuando tengamos la relación de costes el siguiente paso es hacer una relación de las ventas que pudiéramos hacer, la PREVISIÓN DE INGRESOS (ingresos por ventas o cifra de negocios, a la que se unirán otros eventuales productos de la explotación (ingresos financieros, subvenciones, otros ingresos).
Así con los gastos e ingresos calculados podremos ver cuanto margen de beneficio va a tener nuestro negocio. Si con los ingresos es difícil hacer la previsión, al menos conociendo los gastos que si es factible, sabremos cuanto tendríamos que vender para no tener pérdidas.
La elaboración de la previsión de Tesorería (o presupuesto de caja o de tesorería o plan de tesorería) es de gran utilidad (siempre que los cobros y pagos no sean siempre al contado) pues va a ser el instrumento que nos determine la liquidez a través de las entradas y salidas en caja. Es fundamental tener un control financiero exhaustivo en cualquier aventura empresarial, pues no han sido pocas las empresas que siendo viables han tenido problemas por el hecho de no disponer de la liquidez suficiente para afrontar los pagos.
Antes de desarrollar su elaboración, hay que precisar la diferencia entre ingreso y cobro y entre gasto y pago.
El ingreso se genera cuando se produce la venta (criterio de devengo que se llama en contabilidad) y el cobro cuando se recibe el dinero o liquidez derivado de esa venta. Se puede dar el caso que contabilicemos un ingreso y que el cobro no se produzca jamás. Por ejemplo, cuando el cliente es moroso y deja de pagar. Y viceversa, podemos cobrar un dinero que no es un ingreso: cuando un cliente nos paga una factura con IVA, aunque recibimos liquidez, no podemos considerar la parte del impuesto como un ingreso propio (puesto que es para Hacienda).
El mismo mecanismo se da entre gasto y pago. El gasto se produce cuando se genera la obligación (con un proveedor, con Hacienda, etc). El pago se genera cuando se produce la salida de caja, vamos cuando salen los billetes o se hace la transferencia.
Es por tanto muy importante tener un control sobre el cobro a clientes y el pago a proveedores, siendo aquí una recomendación obvia, intentar cobrar lo antes posible e intentar pagar lo más tarde posible.
Con esto se ve la importancia de conocer las necesidades de tesorería y el momento en que pudiéramos tener necesidades, consiguiendo así prever por anticipado la búsqueda de financiación de caja (las pólizas de crédito son lo más recomendable) cuando la liquidez sea escasa o, en al revés, cuando sea alta la liquidez, ver la posibilidad de rentabilizar aún más los fondos generados.
BALANCE PREVISIONAL
El "balance de situación previsional" es el documento financiero que reflejará la situación económico-financiera de la empresa en ese momento (normalmente se hace por anualidades, en este caso va a ser una previsión). Incluye por tanto bienes, derechos (inversiones) y obligaciones (fuentes de financiación). Es una fotografía del patrimonio de la empresa en la fecha que se haga. A diferencia de la cuenta de resultados que refleja los ingresos y los gastos y la de tesorería que refleja los cobros y los pagos. Aquí se refleja todo conjuntamente. 
El balance recoge los diferentes elementos que componen el patrimonio empresarial de la siguiente manera.
En el activo aparecen los bienes y derechos de la empresa, sus inversiones (lo que tenemos), ordenándose según el grado de liquidez o facilidad para convertirse en dinero sin una pérdida significativa de su valor. Por ello, el activo se clasifica en:
Activo fijo inmovilizado. Son los bienes e inversiones de carácter permanente que forman la estructura fija de la empresa. Aquí tendremos terrenos e inmuebles (locales) propiedad de la empresa y el resto de equipos, instalaciones y mobiliario del negocio (caja registradora, ordenadores…)
Estos equipos, instalaciones y mobiliario sufren una depreciación con el uso del tiempo, por ello, se deben amortizar según unas tablas fijadas por Hacienda. En el balance tienen un valor negativo.
Activo circulante. Constituido por los bienes más líquidos (los que se pueden convertir rápida y fácilmente en dinero constante y sonante y que tienen menos duración dentro de la empresa, normalmente menor a un año) dentro del patrimonio, que generalmente están relacionados con la actividad ordinaria de la empresa. De esta forma, tenemos de mayor a menor liquidez: existencias de materiales y materia prima, productos acabados, deudas de clientes, efectos a cobrar (los que normalmente llamamos letras), inversiones financieras temporales y el dinero en cuentas bancarias y en caja.
El pasivo nos indica que recursos hemos utilizado para tener el activo, es decir, son las fuentes de financiación, cómo pagaremos lo que tenemos, qué utiliza la empresa para financiar las inversiones reflejadas en el activo y necesarias para desarrollar la actividad económica de la empresa.
Estas fuentes de financiación, en función de la titularidad de las mismas, pueden ser propias (capital y reservas) y ajenas (préstamos, créditos). A su vez, se clasifican en función de su exigibilidad, es decir, del plazo exigido para su devolución. Por lo tanto, en el pasivo tendremos los siguientes grupos o masas patrimoniales:
Recursos o capitales propios. También llamado Neto Patrimonial, es lo que verdaderamente posee la empresa; la diferencia entre los bienes y los derechos invertidos en el activo y las obligaciones asumidas en el pasivo para financiarlas. Está constituido por el capital social, reservas y resultados del ejercicio anterior, o ejercicios anteriores, no negativos o repartidos.
Pasivo fijo. Es el exigible a largo plazo (más de un año) destinado a financiar, junto con los capitales propios, las inversiones permanentes de la empresa y una parte del activo circulante.
Pasivo circulante. Exigible a corto plazo, son aplazamientos de pagos a proveedores, acreedores, créditos bancarios a menos de un año, efectos a pagar y demás recursos ajenos utilizados por la empresa que deben ser reembolsados en breve plazo. Estos recursos deben financiar la mayor parte del activo circulante.
La suma del total activo tiene que coincidir con la suma del total pasivo, de ahí que se pueda considerar el balance como la fotografía de la empresa, ya que, de un lado, el activo refleja o muestra lo que tenemos, y por otro lado, el pasivo, cómo financiamos eso que tenemos, es decir, qué recursos utilizamos para pagar lo que tenemos.
ACTIVO
ANÁLISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO
Representa el nivel o cifra de ventas o número de unidades, para un precio determinado, que cubre los costes fijos y variables, de forma que las unidades vendidas por encima de ese punto, constituyen beneficios para la empresa. Por tanto, si la empresa se sitúa en el punto de equilibrio, ni pierde ni gana. Constituye, por tanto, un indicador de vital importancia para el promotor.
Las variables a tener en cuenta son:
Cifra de ventas: importe total de las unidades vendidas o de las prestaciones de servicio realizadas.Costes fijos: aquellos independientes de producir o vender más o menos cantidad de productos o servicios.Costes variables: aquellos que están en función de las ventas.
1. PUNTO DE EQUILIBRIO EN UNIDADES = COSTES FIJOS/ PRECIO DE VENTA – COSTE VARIABLE POR PRODUCTO
2. PUNTO DE EQUILIBRIO EN CIFRA DE VENTAS = COSTES FIJOS/ (1-(COSTES VARIABLES/PRECIO DE VENTA))
Ejemplo:
María tiene una cadena de zapaterías. Las tiendas venden diez estilos diferentes de zapatos para hombre relativamente baratos, con costes de compra y precios de venta idénticos. La dueña de las zapaterías está tratando de determinar si resulta conveniente abrir otra tienda. Estos son los datos existentes:
• Información de producto:
Precio de venta 30 €Coste de los zapatos19,50 €Comisiones sobre ventas 1,50 €Total Costes variables 21,00 €
• Costes fijos anuales:Alquiler 60.000 €Sueldos 200.000 €Publicidad 80.000 €Otros costes fijos 20.000 €Total costes fijos 360.000 €
1. UNIDADES
Es decir, la empresa logra el equilibrio entre ingresos totales y costes totales en 40.000 unidades.
2. CIFRA DE VENTAS
La empresa logra el equilibrio entre ingresos totales y costes totales en 1.200.000 € de ventas
ENDEUDAMIENTOENDEUDAMIENTO = EXIGIBLE TOTAL/PASIVO TOTAL
La suma del Exigible a corto y a largo plazo (totalidad de las deudas), no debe superar el 60% del pasivo, pues el nivel de endeudamiento podría traducirse en un serio riesgo.
Ejemplo: El balance de una empresa dedicada a la producción de bandejas con transformado de higo refleja un total de deudas por préstamos, hipotecas y proveedores de 500.000 euros. Además la empresa dispone de una dotación de reservas y capital social de 100.000 euros. ¿Cuá
l sería su tasa de endeudamiento? ¿Es buena? Exigible total = 500.000 euros Pasivo total = 500.000 + 100.000 = 600.000 euros Endeudamiento = 500.000/600.000 = 0,833
La tasa de endeudamiento asciende al 83,33% del pasivo, lo cual supone una alta tasa de endeudamiento que puede lastrar el funcionamiento de la empresa.
LIQUIDEZ
La liquidez determina la capacidad que tiene la empresa para poder atender a sus pagos. Debe ser mayor que 1.
LIQUIDEZ = ACTIVO CIRCULANTE/EXIGIBLE CORTO PLAZO
Ejemplo: Una empresa dedicada a elaboración de análisis de aguas dispone de un activo circulante, entre dinero líquido en tesorería y demás activos de 125.000 euros. Tiene unas que pagar en el próximo año 80.000 euros entre hipoteca del local y deudas con proveedores. ¿Cuál sería su ratio de liquidez?.¿Es bueno?.
Liquidez= 125.000/80.000 = 1,56
La conclusión es que el ratio de liquidez es alto y la empresa no debiera tener problemas de tesorería.
VALOR ACTUAL NETO
Es un procedimiento que permite calcular el valor presente de un determinado número de flujos de caja futuros, originados por una inversión. La metodología consiste en descontar al momento actual (es decir, actualizar mediante una tasa) todos los cash-flows futuros del proyecto. A este valor se le resta la inversión inicial, de tal modo que el valor obtenido es el valor actual neto del proyecto.
La fórmula que nos permite calcular el Valor Actual Neto es:
Qn representa los flujos de caja. A Es el valor del desembolso inicial de la inversión. N es el número de períodos considerado. El tipo de interés es i, se ha de tomar como referencia el tipo de la renta fija, de tal manera que con el VAN se estima si la inversión es mejor que invertir en algo seguro, sin riesgo especifico.Cuando se da un valor al VAN igual a 0, i pasa a llamarse TIR (). Aquí nos daría el tiempo en que vamos a recuperar la inversión.
| INTERPRETACIÓN | ||
|---|---|---|
| Valor | Significado | Decisión a tomar |
| VAN>0 | La Inversión produciría ganancias | El proyecto puede aceptarse |
| VAN<0 | La Inversión produciría pérdidas | El proyecto debería rechazarse |
| VAN>0 | La Inversión no produce ni ganancias ni pérdidas | Dado que el proyecto no agrega valor monetario, la decisión debería basarse en otros criterios, como la obtención de un mejor posicionamiento en el mercado u otros factores |
El valor actual neto es muy importante para valoración de inversiones en activos fijos, a pesar de sus limitaciones en considerar circunstancias imprevistas o excepcionales de mercado. Si su valor es mayor a cero, el proyecto es rentable, claro, se debe considerar el valor mínimo de rendimiento para la inversión.